Como a locação de impressoras pode melhorar a gestão de documentos

Publicado em 09 de maio de 2025

A gestão de documentos é um dos pilares da organização e produtividade em empresas de todos os portes. E, nesse cenário, a locação de impressoras tem se mostrado uma solução estratégica para otimizar processos, garantir segurança da informação e reduzir custos operacionais.

Mais do que disponibilizar o equipamento, o serviço de locação oferece suporte técnico, manutenção, monitoramento e atualização de parque de impressão — o que contribui diretamente para uma gestão mais eficiente, padronizada e sem interrupções.

Neste conteúdo, você vai entender como o aluguel de impressoras pode impactar positivamente a rotina documental da sua empresa, com foco em controle, agilidade e inteligência.

Integração com sistemas de digitalização

A maioria das impressoras multifuncionais disponíveis para locação já vêm equipadas com funcionalidades de digitalização rápida e envio direto para pastas em nuvem, e-mail ou plataformas de gestão.

Isso facilita a transformação de documentos físicos em arquivos digitais organizados, reduzindo a papelada, eliminando perdas e facilitando o acesso por diferentes equipes.

Controle total sobre o uso e os acessos

Com a locação de impressoras, é possível implementar soluções de monitoramento e controle de impressão por usuário, setor ou projeto. Isso permite identificar gargalos, evitar abusos e restringir o acesso a determinadas funções — garantindo uma gestão de documentos mais segura e racional.

Soluções como autenticação por PIN, integração com Active Directory e liberação por crachá já são comuns em contratos corporativos.

Padronização dos equipamentos e processos

Um parque de impressão descentralizado, com equipamentos diferentes e sem padronização, dificulta o controle documental. Com a locação, a empresa recebe impressoras com o mesmo padrão, funcionalidades e performance, o que facilita a gestão de insumos, manutenções e até mesmo treinamentos internos.

Além disso, todas as impressoras funcionam de forma integrada, com o mesmo sistema de gerenciamento, o que simplifica o acompanhamento de métricas e indicadores.

Manutenção inclusa e menos tempo de inatividade

Empresas que lidam com falhas constantes em impressoras próprias acabam enfrentando perdas com tempo parado, documentos represados e retrabalho.

Na locação, a manutenção está inclusa no contrato, com atendimento técnico rápido e substituição de equipamentos, quando necessário. Isso assegura maior continuidade operacional e confiabilidade no fluxo de documentos.

Leia também: Manutenção inclusa: um diferencial da locação de impressoras

Redução de custos e previsibilidade financeira

O aluguel de impressoras elimina gastos imprevisíveis com compra de equipamentos, peças, cartuchos e assistência técnica. Tudo está previsto em um contrato mensal, o que garante controle orçamentário e previsibilidade para a área financeira.

Além disso, o uso consciente da impressão, aliado a sistemas de cotas e monitoramento, contribui para reduzir desperdícios e direcionar os recursos apenas para o que é realmente necessário.

Digitalização como aliada da gestão documental

A digitalização não apenas facilita o acesso, como reduz riscos de perda de informação. Impressoras multifuncionais com recursos de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) permitem indexar documentos automaticamente em pastas e sistemas, melhorando a organização e a busca por informações.

Conclusão estratégica

A locação de impressoras vai muito além do fornecimento de máquinas — ela oferece uma estrutura de suporte, controle e inteligência que impacta diretamente na gestão de documentos corporativos.

Se sua empresa deseja digitalizar processos, reduzir desperdícios, melhorar o controle sobre documentos impressos e agilizar rotinas administrativas, a F20 pode ajudar.

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